Gli appartenenti a EGO dispongono di una casella di posta elettronica istituzionale (mailbox) con indirizzo nome.cognome@ego-gw.it , ospitata a Cascina sulla piattaforma Zimbra.

Da notare che le mailing list di EGO, Virgo ed ET non fanno parte di questa piattaforma ma sono fornite dalla piattaforma dedicata Sympa.

In queste pagine trovate le istruzioni per la configurazione minima e le funzionalita' salienti.

Configurazione clients e modalita' di accesso

Il sistema e' compatibile con la maggior parte degli standard per l'accesso e la gestione delle caselle di posta e delle funzionalita' connesse (liste contatti, rubrica, ecc.).

La modalita' primaria di uso della mailbox e' via interfaccia web, accessibile da Internet e da Cascina.

Un'altra possibilita', anch'essa utilizzabile da dovunque e utile soprattutto per i mobiles ma disponibile anche per molti sistemi operativi per laptop, e' configurare un'account di tipo Exchange dato che Zimbra offre le relative funzionalita' via API Web (protocolli ActiveSync e EWS - Exchange Web Services).

L'accesso via IMAPs (e smtp-submission per la spedizione), tipicamente usato da client come Thunderbird, e' autorizzato solo dall'interno di Cascina o previa autenticazione firewall.

Credenziali

In tutte le modalita' le credenziali sono lo username e la password di EGO Active Directory ( vedere https://wiki.virgo-gw.eu/InformationSystem/Cascina_EGO-Virgo_Accounts ).

Accesso alla mailbox e submission dei messaggi via Web GUI

Per i sistemi operativi e browser piu' diffusi puntare a:

https://zmail.ego-gw.it

e inserire il proprio username e la password Active Directory.

Nota: NON c'e' bisogno di pre-autenticarsi via firewall.

L'interfaccia e' disponibile in una di due forme, classica o moderna, ciascuna delle quali puo' essere impostata come default e comunque si puo' passare senza conseguenze dall'una all'altra sia prima che dopo ogni login.

Classic Web Client

Modern Web Client

Lingua

La lingua dell'interfaccia web e' per default English (United States) ma puo' essere cambiata dall'utente in Preferences → General → Time Zone and Language → Language

Accesso alla mailbox e submission dei messaggi da client IMAP/smtp

Per configurare IMAP/smtp_submission su tutti i sistemi operativi e sulle applicazioni che lo supportano (per es. per Thunderbird) utilizzare questi parametri:

Server Settings (IMAP Mail Server)

• Server Name: imap.ego-gw.it
• User Name: username_Active_directory
• Port: 993

Security Settings

• Connection security: SSL/TLS
• Authentication method: Normal password

Outgoing Server (SMTP) Settings

• Server Name: mta.ego-gw.it
• Port: 587
• Connection security: STARTTLS
• Authentication method: Normal password
• User Name: username_Active_directory

Nota: l'accesso in questa modalita' funziona solo da Cascina o via VPN.

Altri mail client per particolari sistemi operativi

Windows

MacOS :

• Nome: "Inserire il nome come volete sia visualizzato"
• Indirizzo email completo: nome.cognome@ego-gw.it
• → Sign In

Linux

Mail clients su mobiles

Oltre alla possibilita' di utilizzare l'interfaccia Web, e' possibile sui mobiles creare account di tipo Exchange senza usare IMAP/smtp, quindi senza la necessita' di pre-autenticazione via firewall.

Per ognuna di queste modalita' eventualmente abilitare le notifiche per l'arrivo dei messaggi o degli eventi da Impostazioni → Apps & Notifications.

Android

• Mail (scegliere quanti messaggi passati devono essere mantenuti sul dispositivo, per es. una settimana)
• Contatti
• Calendar

IoS

Funzionalita' principali

Alcune delle funzionalita' principali sono illustrate qui brevemente, unitamente alla configurazione minima usando la Classic Web interface.

Liste contatti

Oltre alla possibilita' di gestire i propri contatti personali esistono due rubriche, ricavate da Active Directory e accessibili a tutti gli utenti, contenenti l'indirizzo e-mail ufficiale delle persone incluse:

• EGOAD: la lista del personale EGO
• VIRGOAD: la lista dei membri della Collaborazione Virgo

Per utilizzarle seguire la procedura seguente:

• andare nella tab "Preferences" e selezionare tutte le checkbox presenti nella nella sezione "Contacts→Options". Cliccare Save in altro a sinistra;
• nella tab "Contacts" andare sulla voce "Contact Lists" e aprire col tasto destro del mouse il menu' a tendina selezionando "Find Shares" facendo apparire la dialog box "Add Shared Folder";
• selezionare e aggiungere _EGOAD e _VIRGOAD e _zimbra ( quest'ultima e' la lista interna dei puntatori a mailing list esterne, per ora solo nel dominio ego-gw.it )

E' possibile creare folder di contatti personali e condividerli con altri utenti o gruppi di utenti usando la funzione "Share Contacts Folder" dopo averlo selezionato. Nella dialog box successiva e' possibile stabilire l'autorizzazione.

Nota: solo i client con protocollo ActiveSync e Exchange vedono nativamente la lista contatti del proprio account, ma solo quella personale, non quelle condivise

Calendar

L'agenda consente di fissare appuntamenti ed eventi e automaticamente di includere gli eventi presenti nelle schede allegate ai messaggi in arrivo.

Anche parti dell'agenda (folder) possono essere condivise con utenti o gruppi di utenti.

Antispam

La piattaforma server di mail dispone di vari controlli per rigettare, limitare e classificare lo spam in entrata assegnando un punteggio (score) proporzionale al grado di inafffidabilita' del messaggio.

I messaggi indirizzati a un utente classificati oltre una certa soglia di spam vengono inseriti automaticamente nel folder "junk" dell'utente (che talvolta viene nominato "spam" a seconda dell'applicazione).

E' importante che ogni utente riveda periodicamente il contenuto di tale folder e sposti in un altro folder i file che sono stati classificati erroneamente (falsi positivi) come e' altrettanto importante che eventuali messaggi di spam recapitati nella mailbox vengano spostati nel folder junk e NON cancellati. Queste operazioni contribuiscono ad affinare il decisore statistico che assegna una parte del punteggio valutando la frequenza delle parole e di altri elementi e il formato dei messaggi.
E' da notare che il database del decisore statistico e' alimentato dalle decisioni di tutti gli utenti e non limitato alle mail ricevuta dal singolo account come avviene per un mail client basato su IMAP.

I messaggi nel folder junk piu' vecchi di 30 giorni vengono automaticamente cancellati dal sistema.

In aggiunta l'utente puo' definire anche una blacklist e una whitelist con le liste degli indirizzi di mail o dei domini mittenti che vuole bloccare o permettere bypassando la decisione del sistema dal menu' Preferences → Mail → Spam Mail Options.

Filtri

La definizione dei filtri per spostare i messaggi in arrivo in folder diversi dalla inbox e' configurabile direttamente nell'account e quindi non e' necessario reimplementarli sui client.

La configurazione si definisce nel menu' Preferences→Filters

Oltre al movimento tra i folder, le altre azioni a seguito dell'attivazione di un filtro comprendono la cancellazione, il redirect ad altro indirizzo e-mail o il tagging.

I filtri possono essere definiti anche partendo dalla visualizzazione del singolo messaggio selezionandolo e usando l'Action "Create Filter".

Ogni filtro attivo negli "Incoming Message Filters" puo' essere eseguito anche manualmente sui messaggi gia' esistenti in uno o piu' folder usando il bottone "Run Filter".

Anche la copia locale dei messaggi in uscita che normalmente viene tenuta nel folder "Sent" puo' essere gestita analogamente usando i filtri nella tab "Outgoing Message Filters".

Ricerche

La funzione ricerca e' utilizzabile dalla search box in alto a destra per messaggi, contatti e rubrica e opera anche sugli attachment dei messaggi.

Di default e' una ricerca libera della stringa impostata con match minimo di una parola ( per es. pippo@ego-gw.it o pippo.pluto@ego-gw.it hanno match con la string "pippo" ma non con la stringa "pip" ).

Per una ricerca piu' granulare e' possibile usare nella stessa search box un linguaggio piu' dettagliato di cui alcuni elementi sono illustrati a https://wiki.zimbra.com/wiki/Zimbra_Web_Client_Search_Tips

Persona (indirizzi di e-mail alternativi) e deleghe

Oltre all'account primario che riceve e spedisce mail intestata con l'indirizzo e-mail ufficiale dell'utente, e' possibile aggiungere altre identita' ( chiamate "persona" ) da utilizzare via interfaccia Web nelle mail spedite.

Le "persona" si configuranto dal menu' Preferences → Accounts → Add Persona

Al momento della spedizione di un messaggio la input box "From:" diventa un menu' a tendina da cui scegliere l'identita' da usare.

E' possibile anche autorizzare un altro utente a mandare mail per proprio conto.

Il delegante assegna il permesso all'utente delegato in Preferences → Accounts → Add Delegate inserendo l'email dell'utente delegato e selezionando l'opzione "Send On Behalf Of".

L'utente delegato al prossimo login al momento della spedizione di un messaggio potra scegliere nel "From:" la persona "e-mail utente delegato onf behalf of e-mail utente delegante".

Out of Office

Possibilità di impostare un messaggio di risposta automatico quando si è "Out of office".

La funzione è attivabile dalla web GUI (https://zmail.ego-gw.it):

• andare nella tab "Preferences" e selezionare"out of office" nel menù laterale a sinistra;
• selezionando "send auto-reply message" è possibile compilare un messaggio nel campo testo sottostante;
• inoltre è possibile impostare un arco temporale per la risposta automatica;
• clicca su "save" in alto a sinistra per salvare le modifiche.

Varie

Offline mode

Da Web GUI:

Con i client Exchange Android e iOS l'offline mode e' automatico, per altri (per es. Evolution) puo' essere necessario abilitarlo.

Con i client IMAP/smtp_submission (per es. Thunderbird) l'offline mode e' normalmente il default ma e' possibile restringere la sincronizzazione solo ad alcuni folder.

Quota

Agli utenti viene assegnata una quota di spazio disco (variabile in alcuni casi secondo il volume della mailbox al momento della migrazione dal vecchio sistema).

Lo spazio occupato e la quota sono visualizzabili:

• da interfaccia web spostando il mouse sul nome del proprio account in alto a destra;
• da IMAP client (per es. Thunderbird la mostra in formato grafico in basso a destra)

Al superamento di una soglia di avviso l'utente viene notificato via mail di liberare dello spazio. Al raggiungimento del 100% l'utente non puo' piu' ricevere mail e la mail in ingresso viene respinta.

Retention e cancellazione automatica dei messaggi

Selezionando un folder e cliccando su "Edit Properties" → Retention e' possibile attivare indipendentemente due soglie:

• Enable Message Retention:
  la cancellazione dei messaggi all'interno del periodo impostato richiedera' la conferma esplicita dell'utente
• Enable Message Disposal:
  i messaggi piu' vecchi del periodo impostato saranno cancellati automaticamente dal sistema

Migrazione da vecchia piattaforma (exim/squirrelmail/courier)